Giấy chứng nhận bảo hiểm (certificate of insurance) và bên được bảo hiểm thêm (additional insured): Chủ nhà hay nhà thầu đang yêu cầu điều gì?

Giấy chứng nhận bảo hiểm là gì, và vì sao có người yêu cầu nó?

Giấy chứng nhận bảo hiểm, thường gọi tắt là COI, là một bản tóm tắt một trang về bảo hiểm doanh nghiệp của bạn. Nó ghi bạn là ai, bạn có những hợp đồng (policy) nào, giới hạn quyền lợi (coverage limits) ra sao, và ngày tháng hợp đồng còn hiệu lực. Nó không thay đổi hợp đồng của bạn. Nó chỉ đơn giản là bằng chứng, trên một mẫu chuẩn, rằng bảo hiểm tồn tại vào ngày giấy chứng nhận được cấp.

Bạn thường được yêu cầu cung cấp nó khi bắt đầu một quan hệ làm việc. Một nhà thầu chính (general contractor) muốn có nó trước khi bạn bước chân vào công trường. Một chủ nhà (landlord) muốn có nó trước khi giao chìa khóa mặt bằng tiệm nail hay nhà hàng. Một công ty quản lý tài sản, văn phòng cấp giấy phép của thành phố, hay một khách hàng lớn cũng có thể yêu cầu. Yêu cầu này là chuyện bình thường, và là dấu hiệu cho thấy phía bên kia coi trọng trách nhiệm pháp lý.

Người môi giới (broker) của bạn cấp giấy chứng nhận, thường ngay trong ngày và không tính phí. Bạn đưa cho họ tên và địa chỉ chính xác của bên yêu cầu, và họ gửi mẫu này cho bạn và cho bên đó. Điều cần biết là bản thân giấy chứng nhận chỉ là một ảnh chụp tại một thời điểm. Nó chứng minh bảo hiểm tồn tại, nhưng tự nó không trao cho bên kia quyền gì theo hợp đồng của bạn. Đó là lúc tư cách bên được bảo hiểm thêm (additional insured) bước vào.

Giấy chứng nhận bảo hiểm hay bên được bảo hiểm thêm: khác nhau ở đâu?

Hai cụm từ này được dùng chung với nhau thường xuyên đến mức nhiều chủ doanh nghiệp tưởng chúng giống nhau. Không phải vậy. Giấy chứng nhận bảo hiểm là bằng chứng. Tư cách bên được bảo hiểm thêm là quyền lợi. Hiểu được khoảng cách giữa hai điều đó chính là phần bảo vệ bạn và làm hài lòng phía bên kia.

Khi một bên chỉ được liệt kê là bên giữ giấy chứng nhận (certificate holder), họ nhận được một bản sao của giấy chứng nhận và được thông báo nếu hợp đồng thay đổi. Họ không thể nộp khiếu nại (claim) theo hợp đồng của bạn. Khi một bên được nêu tên là bên được bảo hiểm thêm (additional insured), hợp đồng trách nhiệm (liability policy) của bạn được mở rộng để bảo vệ họ luôn, cho các khiếu nại phát sinh từ công việc của bạn hoặc từ việc bạn sử dụng mặt bằng. Nếu một khách hàng bị thương và kiện cả hai bên, bên được bảo hiểm thêm có thể nhờ tới hợp đồng của bạn để được bào chữa và bồi thường.

Đó là lý do một hợp đồng thường yêu cầu cả hai: một giấy chứng nhận làm bằng chứng, và tư cách bên được bảo hiểm thêm làm sự bảo vệ thực sự. Việc thêm một bên được bảo hiểm thêm được thực hiện qua một phụ lục (endorsement) trên hợp đồng của bạn. Nhiều hãng bảo hiểm gồm nó miễn phí hoặc với một khoản phí nhỏ, và người môi giới của bạn có thể xác nhận hợp đồng yêu cầu mẫu phụ lục nào trước khi bạn ký.

Vì sao chủ nhà muốn được nêu tên là bên được bảo hiểm thêm?

Hợp đồng thuê thương mại (commercial lease) cho mặt bằng tiệm, nhà hàng, bán lẻ, và văn phòng gần như luôn yêu cầu người thuê có bảo hiểm trách nhiệm chung (general liability insurance) và nêu tên chủ nhà, đôi khi cả công ty quản lý, là bên được bảo hiểm thêm. Lý do rất đơn giản. Nếu một khách hàng trượt ngã trong tiệm nail hay quán phở của bạn rồi kiện, chủ tòa nhà thường bị kéo vào vụ kiện dù sự việc xảy ra trong mặt bằng của bạn.

Được nêu tên là bên được bảo hiểm thêm cho phép chủ nhà nhờ tới hợp đồng trách nhiệm của bạn cho loại khiếu nại đó, thay vì hợp đồng của chính họ. Hợp đồng thuê thường ghi rõ một giới hạn tối thiểu, hay là một hoặc hai triệu đô la mỗi vụ việc, và mẫu phụ lục chính xác. Đọc các con số đó trước khi ký giúp bạn tránh phải chạy nước rút sau này, vì chìa khóa thường không được giao cho tới khi giấy chứng nhận và phụ lục đã sẵn sàng.

Điều đáng biết: nêu tên chủ nhà là bên được bảo hiểm thêm trên hợp đồng trách nhiệm của bạn không giống với việc bảo hiểm cho tòa nhà. Chủ tòa nhà có hợp đồng tài sản (property policy) riêng cho công trình. Bảo hiểm của bạn lo các khiếu nại phát sinh từ doanh nghiệp và từ việc bạn sử dụng mặt bằng, còn tài sản kinh doanh cá nhân (business personal property) và phần cải tạo mặt bằng (tenant improvements) của bạn là một câu chuyện riêng đáng bàn cùng lúc.

Vì sao một nhà thầu chính muốn tôi thêm họ vào hợp đồng của chính tôi?

Với nhà thầu và nhà thầu phụ (subcontractor), yêu cầu giấy chứng nhận và bên được bảo hiểm thêm đi theo chiều ngược lại. Nhà thầu chính thuê bạn muốn một giấy chứng nhận cho thấy bảo hiểm trách nhiệm chung và bồi thường lao động (workers compensation) của bạn, và họ muốn được nêu tên là bên được bảo hiểm thêm trên hợp đồng trách nhiệm của bạn. Trên phần lớn công trình thương mại, bạn chưa được xếp lịch cho tới khi giấy tờ đó đầy đủ.

Lý lẽ cũng giống như với hợp đồng thuê. Công việc bạn làm tạo ra trách nhiệm, và nếu có chuyện không hay, khiếu nại có thể chuyển lên nhà thầu chính đã thuê bạn. Nêu tên họ là bên được bảo hiểm thêm nghĩa là hợp đồng của bạn phản hồi trước cho các khiếu nại phát sinh từ công việc của bạn, đúng điều mà hợp đồng của họ đang cố sắp xếp. Một số hợp đồng còn yêu cầu từ bỏ quyền truy đòi (waiver of subrogation) hoặc câu chữ primary and noncontributory, là những phụ lục cụ thể mà người môi giới của bạn có thể thêm.

Rủi ro thực tế là đồng ý với câu chữ hợp đồng mà hợp đồng bảo hiểm của bạn thật ra không khớp. Một hợp đồng có thể đòi quyền lợi mà hợp đồng hiện tại của bạn không có, và một giấy chứng nhận không thể hứa điều mà hợp đồng không chứa. Gửi các yêu cầu bảo hiểm trong hợp đồng cho người môi giới của bạn trước khi ký là cách bạn tránh hứa nhiều hơn những gì hợp đồng của bạn đáp ứng.

Lập giấy chứng nhận và bên được bảo hiểm thêm cho đúng, bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt

Phần lớn rắc rối về giấy chứng nhận không phải chuyện to tát. Chúng là những điểm lệch nhỏ: một cái tên viết khác với trên hợp đồng thuê, một giới hạn thấp hơn mức hợp đồng đòi, hoặc một phụ lục bên được bảo hiểm thêm thật ra chưa từng được thêm vào. Mỗi điểm đều có thể làm trễ việc ký hợp đồng thuê hay khởi công.

Là một công ty môi giới độc lập ở Fountain Valley, chúng tôi cấp giấy chứng nhận cho khách hàng, thêm các phụ lục bên được bảo hiểm thêm mà hợp đồng của bạn đòi, và đọc phần bảo hiểm của một hợp đồng thuê hay hợp đồng thầu phụ trước khi bạn ký để quyền lợi khớp với điều bạn đang đồng ý. Chúng tôi làm việc với nhiều hãng, nên nếu hợp đồng hiện tại của bạn không đáp ứng được một yêu cầu, chúng tôi có thể xem các hãng khác.

Gửi cho chúng tôi hợp đồng thuê hoặc các yêu cầu bảo hiểm trong hợp đồng, cùng với hợp đồng bảo hiểm hiện tại của bạn, bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt, và yêu cầu một báo giá và rà soát miễn phí. Một lần xem nhanh trước khi ký dễ hơn nhiều so với sửa một giấy chứng nhận vào ngày chìa khóa hay công việc đang chờ.

Câu hỏi thường gặp

Giấy chứng nhận bảo hiểm là gì?

Giấy chứng nhận bảo hiểm, hay COI, là một văn bản chuẩn một trang tóm tắt bảo hiểm doanh nghiệp của bạn: các hợp đồng bạn có, giới hạn quyền lợi, và ngày tháng còn hiệu lực. Nó là bằng chứng rằng bảo hiểm tồn tại, và người môi giới của bạn thường có thể cấp ngay trong ngày mà không tính phí. Nó không thay đổi hợp đồng của bạn và bản thân nó không trao cho ai quyền gì theo hợp đồng.

Bên giữ giấy chứng nhận và bên được bảo hiểm thêm khác nhau thế nào?

Bên giữ giấy chứng nhận chỉ nhận một bản sao của giấy chứng nhận và được thông báo khi có thay đổi, và không thể nộp khiếu nại theo hợp đồng của bạn. Bên được bảo hiểm thêm thật sự được thêm vào quyền lợi trách nhiệm của bạn qua một phụ lục, nên hợp đồng của bạn có thể bào chữa và bồi thường cho họ với các khiếu nại phát sinh từ công việc của bạn hoặc từ việc bạn sử dụng mặt bằng. Hợp đồng thường yêu cầu cả hai.

Vì sao chủ nhà muốn là bên được bảo hiểm thêm?

Phần lớn hợp đồng thuê thương mại yêu cầu người thuê có bảo hiểm trách nhiệm chung và nêu tên chủ nhà là bên được bảo hiểm thêm. Nhờ vậy, nếu một khách hàng bị thương trong mặt bằng của bạn và vụ kiện nêu tên chủ tòa nhà, chủ nhà có thể nhờ tới hợp đồng trách nhiệm của bạn thay vì hợp đồng của họ. Hợp đồng thuê thường ghi một giới hạn tối thiểu và mẫu phụ lục cần dùng.

Thêm một bên được bảo hiểm thêm có tốn thêm tiền không?

Tùy hãng bảo hiểm và hợp đồng của bạn. Nhiều hãng gồm phụ lục bên được bảo hiểm thêm miễn phí hoặc với một khoản phí nhỏ. Bước quan trọng hơn là khớp đúng mẫu phụ lục và giới hạn mà hợp đồng yêu cầu, điều mà người môi giới của bạn có thể xác nhận trước khi bạn ký.

Bạn có thể cấp giấy chứng nhận bảo hiểm trong ngày không?

Phần lớn trường hợp là có. Khi đã có tên và địa chỉ chính xác của bên yêu cầu và các giới hạn hợp đồng của bạn đòi, chúng tôi có thể cấp giấy chứng nhận và thêm bất kỳ phụ lục bên được bảo hiểm thêm nào, rồi gửi cho bạn và cho bên yêu cầu. Thời gian có thể khác nhau tùy hãng và tùy cách hợp đồng được viết.

Bạn có thể rà soát hợp đồng thuê hay hợp đồng của tôi bằng tiếng Việt không?

Có. Chúng tôi là một công ty môi giới song ngữ ở Fountain Valley và có thể đọc phần bảo hiểm của hợp đồng thuê hay hợp đồng thầu phụ của bạn, giải thích điều đang được yêu cầu, và lập giấy chứng nhận cùng các phụ lục, bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Hãy yêu cầu chúng tôi một báo giá và rà soát miễn phí.