Sao Kiểm Toán Bảo Hiểm Tính Tiền Thầu Phụ Không Có Bảo Hiểm?

Vì sao kiểm toán general liability tính tiền tôi cho thầu phụ không có bảo hiểm?

Vì hãng bảo hiểm định giá hợp đồng của bạn với giả định rằng mọi thầu phụ bạn thuê đều có general liability riêng, và tới lúc kiểm toán thì hãng kiểm tra lại. Phí bảo hiểm trách nhiệm chung (general liability) của nhà thầu thường dựa trên tiền lương (payroll) và trên chi phí thuê thầu phụ. Khi một thầu phụ có giấy chứng nhận bảo hiểm (certificate of insurance) cho những ngày họ làm việc cho bạn, đa số hãng hoặc bỏ chi phí đó ra khỏi phần tính phí, hoặc chỉ tính một phần rất nhỏ so với mức đầy đủ. Khi không có giấy chứng nhận, hãng xem việc của thầu phụ như do thợ của chính bạn làm và tính phí đầy đủ trên số tiền bạn đã trả cho họ.

Từ phía hãng, lý do rất đơn giản. Nếu việc của một thầu phụ không có bảo hiểm làm ai đó bị thương hay làm hỏng tài sản, khiếu nại sẽ rơi vào hợp đồng của bạn, vì bạn là nhà thầu đứng tên và là bên duy nhất có bảo hiểm. Hãng tính phí cho rủi ro họ thật sự gánh trong năm, chứ không phải rủi ro bạn tưởng mình có.

Vì vậy hóa đơn kiểm toán thường có hai con số làm chủ thầu bất ngờ. Một là chi phí thầu phụ không có bảo hiểm, có thể bị tính gần bằng mức của chính ngành bạn. Hai là một khoản nhỏ hơn nhiều, hoặc không có, cho những thầu phụ đã có giấy chứng nhận lưu hồ sơ. Khoảng cách giữa hai dòng đó chính là cái giá của giấy tờ bạn đã không thu.

Kiểm toán viên cần thấy gì để một thầu phụ được coi là có bảo hiểm?

Một giấy chứng nhận bảo hiểm cho thấy thầu phụ có general liability đang còn hiệu lực đúng vào những ngày họ làm cho bạn. Giấy chứng nhận nên ghi tên doanh nghiệp của thầu phụ, hãng bảo hiểm, số hợp đồng, thời hạn hợp đồng, và mức bảo hiểm. Nhiều hãng còn muốn thấy thầu phụ có bảo hiểm tai nạn lao động (workers comp) nếu họ có nhân viên, và một số hãng muốn giấy chứng nhận ghi bạn là bên nhận giấy (certificate holder) để rõ là nó được cấp cho công trình của bạn.

Thời điểm là chỗ đa số chủ thầu bị vướng. Một giấy chứng nhận còn hạn lúc thầu phụ bắt đầu nhưng hết hạn sau hai tháng trong một công trình sửa nhà sáu tháng thì chỉ che được hai tháng đầu. Kiểm toán viên sẽ chia các khoản thanh toán ra và tính phần còn lại là không có bảo hiểm. Chuyện tương tự xảy ra khi giấy chứng nhận được cấp sau khi việc đã xong, hay khi thời hạn hợp đồng trên giấy không trùng với ngày trên chi phiếu và mẫu 1099 của bạn.

Có hai tình huống đặc biệt hay làm khó nhà thầu ở Little Saigon. Một thầu phụ có giấy phép CSLB kèm miễn trừ workers comp vì không có nhân viên vẫn bị coi là không có bảo hiểm về general liability, trừ khi họ tự mua hợp đồng riêng. Và một người làm công nhật hay một người phụ việc bạn trả tiền mặt hoàn toàn không phải thầu phụ trong mắt kiểm toán viên. Không có giấy chứng nhận, số tiền đó bị tính như tiền lương, và thường là tiền lương của nhóm ngành có mức phí cao nhất của bạn.

Một thầu phụ không có bảo hiểm làm hóa đơn tăng bao nhiêu, và so với workers comp thì sao?

Con số tùy vào mã ngành (class code), mức phí của bạn, và bạn đã trả thầu phụ bao nhiêu. Để hình dung sơ, nếu mức general liability của bạn là vài đô la trên mỗi trăm đô la tiền lương và một thầu phụ tốn của bạn ba mươi ngàn đô la trong năm, khoản tính thêm cho thầu phụ không có bảo hiểm đó có thể từ vài trăm tới hơn một ngàn đô la, trong khi một thầu phụ có giấy chứng nhận đầy đủ có thể chỉ thêm rất ít. Nhân với vài thầu phụ là hiểu vì sao hóa đơn kiểm toán lên tới hàng ngàn.

General liability không phải là kiểm toán duy nhất nhìn vào thầu phụ. Hãng workers comp của bạn cũng kiểm toán riêng và hỏi đúng câu đó. Một thầu phụ không có bằng chứng workers comp bị tính như thể đội thợ của họ là nhân viên của bạn, theo mức của ngành bạn, và ở California một người thợ trong đội đó bị thương còn có thể nộp khiếu nại vào hợp đồng của bạn. Vậy nên một giấy chứng nhận bị thiếu có thể tốn tiền của bạn hai lần, mỗi lần trên một kiểm toán, cộng thêm một khiếu nại bạn chưa bao giờ định gánh.

Phí bảo hiểm cũng chỉ là một phần rủi ro. Nếu việc của thầu phụ không có bảo hiểm bị hỏng và chủ nhà kiện, hợp đồng của bạn phải đứng ra bào chữa và chi trả, lịch sử tổn thất của bạn bị ghi nhận, và giá tái tục sẽ dựa trên lịch sử đó. Giấy chứng nhận rẻ hơn bất cứ thứ nào trong số đó.

Hóa đơn kiểm toán đã tới rồi. Tôi có thể khiếu nại không?

Có, và rất đáng làm. Trước hết, hãy xin hãng bảo hiểm hoặc công ty kiểm toán bảng tính (worksheet) cho thấy từng thầu phụ được xử lý ra sao. Sau đó quay lại từng thầu phụ bị tính là không có bảo hiểm và nhờ người môi giới của họ cấp giấy chứng nhận cho đúng những ngày bạn đã trả tiền. Nếu thầu phụ thật sự có general liability trong thời gian làm công trình, một giấy chứng nhận cấp bây giờ nhưng ghi đúng thời hạn hợp đồng đó thường được chấp nhận, và hãng sẽ điều chỉnh lại kiểm toán. Đa số hãng cho bạn vài tuần tới vài tháng để nộp bổ sung, nên đừng để hóa đơn nằm đó.

Nhìn luôn cả phần tiền lương. Kiểm toán viên đôi khi xếp một thầu phụ không có bảo hiểm, hay một người phụ việc, vào nhóm ngành có mức phí cao hơn công việc họ thật sự làm. Nếu thầu phụ lợp mái của bạn đi đóng drywall ở công trình đó, nhóm ngành drywall mới đúng. Tiền rút của chủ, tiền hoàn lại cho vật liệu, và phần vật liệu trong một hóa đơn trọn gói của thầu phụ cũng thường được tính ở mức thấp hơn, hoặc không tính, khi bạn có giấy tờ tách riêng.

Về lâu dài, cách khắc phục là một thói quen chứ không phải một tờ mẫu. Thu giấy chứng nhận trước khi thầu phụ bắt đầu, ghi lại ngày hết hạn, xin giấy mới khi tới hạn, và lưu chung với hồ sơ công trình. Đưa yêu cầu về bảo hiểm vào hợp đồng thầu phụ để họ phải giữ bảo hiểm suốt thời gian công trình. Tới lúc kiểm toán, đưa nguyên tập hồ sơ cùng mẫu 1099, và dòng không có bảo hiểm sẽ thu lại chỉ còn những thầu phụ thật sự không mua bảo hiểm.

Nhận xem lại bảo hiểm nhà thầu miễn phí, bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt

Một lần xem lại ngắn trước khi năm hợp đồng kết thúc có thể cho bạn biết hãng của bạn tính chi phí thầu phụ ra sao, mã ngành của bạn có khớp với việc bạn thật sự làm không, và bạn còn cần thu những giấy chứng nhận nào để kiểm toán không thành một bất ngờ.

Là một hãng môi giới độc lập (independent) ở Fountain Valley, chúng tôi đặt chương trình bảo hiểm nhà thầu với nhiều hãng, nên có thể so sánh cách các công ty xử lý thầu phụ có và không có bảo hiểm, và giúp bạn khiếu nại một kiểm toán đã tính tiền cho phần bảo hiểm mà thầu phụ thật ra đã có.

Chúng tôi làm việc với các nhà thầu có giấy phép khắp Fountain Valley, Garden Grove, Westminster, Santa Ana, Anaheim, Huntington Beach, và toàn Orange County. Liên lạc với chúng tôi để nhận một lần xem lại bảo hiểm nhà thầu miễn phí, bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt.

Câu hỏi thường gặp

Khoản tính cho thầu phụ không có bảo hiểm trên kiểm toán general liability là gì?

Đó là phí bảo hiểm tính trên số tiền bạn trả cho những thầu phụ không xuất trình được giấy chứng nhận general liability cho những ngày họ làm cho bạn. Hãng tính chi phí đó như thể thợ của chính bạn làm việc, vì một khiếu nại từ việc đó sẽ rơi vào hợp đồng của bạn.

Thầu phụ có giấy phép CSLB nghĩa là họ có bảo hiểm phải không?

Không. Giấy phép cho thấy thầu phụ được cấp phép và có bond, và cho biết họ có workers comp hay được miễn trừ. Nó không cho thấy general liability. Chỉ giấy chứng nhận bảo hiểm từ hãng của thầu phụ mới cho thấy điều đó.

Giấy chứng nhận của thầu phụ hết hạn giữa công trình. Tôi có bị tính tiền không?

Thường là có, cho phần việc sau ngày hết hạn. Kiểm toán viên chia các khoản thanh toán theo ngày và tính phần không có bảo hiểm là uninsured. Hãy xin thầu phụ giấy chứng nhận tái tục cho thấy bảo hiểm liên tục, rồi nộp để điều chỉnh kiểm toán.

Tôi có thể gửi giấy chứng nhận sau khi kiểm toán đã xong không?

Trong đa số trường hợp là có, trong thời hạn điều chỉnh của hãng. Nếu thầu phụ thật sự có general liability trong thời gian làm công trình, một giấy chứng nhận cấp sau nhưng ghi đúng thời hạn hợp đồng đó thường được chấp nhận và kiểm toán được sửa lại. Hãy xin bảng tính kiểm toán để biết chính xác cần tìm thầu phụ nào.

Kiểm toán workers comp có tính tiền tôi cho thầu phụ không có bảo hiểm không?

Có, kiểm toán workers comp hỏi đúng câu đó. Một thầu phụ không có bằng chứng workers comp bị tính như thể đội thợ của họ là nhân viên của bạn. Thầu phụ có miễn trừ hợp lệ và không có nhân viên thường không bị tính, nhưng thầu phụ có đội thợ mà không có hợp đồng thì bị tính.

Tôi nên giữ gì cho kiểm toán?

Giấy chứng nhận bảo hiểm cho từng thầu phụ đúng những ngày họ làm, mẫu 1099, sổ chi phí công trình tách riêng nhân công và vật liệu, và hợp đồng thầu phụ có yêu cầu về bảo hiểm. Lưu theo từng công trình để kiểm toán viên khớp được giấy chứng nhận với các khoản thanh toán.